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Vous souhaitez envoyer un courrier identique mais personnalisé à plusieurs destinataires ?

Pour cela, vous devez utiliser la fonction publipostage du logiciel Word et votre base de données sous Word, Excel ou Access.

 

Comment réaliser ce publipostage ?

 

Pour commencer, créez votre document type sous Word. Pour vous entraîner, j’ai mis à votre disposition le document utilisé dans l’Espace Membres.

 Lettre type

 

Puis, dans l’onglet Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage Démarrer la fusion et le publipostage, puis, Assistant Fusion et publipostage pas à pas… Assistant fusion et publipostage pas à pas... : un panneau latéral apparaît.

 

Pour notre exemple, nous laisserons cochée la case Lettres puisque nous réalisons un courrier. En bas du panneau, cliquez sur Suivante : Document de base.

 Sélection du type de document

 

Étant donné que nous avons créé notre document et que nous l’avons ouvert, choisissez Utiliser le document actuel. Si vous souhaitez utiliser un modèle ou un document existant, cochez la case correspondante. Cliquez sur Suivante : Sélection des destinataires.

 Sélection du document de base

 

Dans notre exemple, nous allons laisser la case Utilisation d’une liste existante cochée car notre base de données est créée mais si vous souhaitez utiliser vos contacts Outlook, choisissez Sélection à partir des contacts Outlook ou Saisie d’une nouvelle liste si vous souhaitez créer votre liste. Cliquez sur Parcourir et recherchez votre liste de contacts sur votre ordinateur. Pour vous entraîner, vous pouvez utiliser les bases de données que j’ai mises à votre disposition dans l’Espace Membres. Vous pouvez utiliser une base de données :

 Sélection des destinataires

 

  • Soit sur Word : Base de données Word

 

  • Soit sur Excel : Base de données Excel

 

 Base de données Access

 

Si votre base de données est sous Word, cette fenêtre apparaîtra, cliquez sur Ok :

 Publipostage avec base de données Word

 

Si votre base de données est sous Excel, cette fenêtre apparaîtra, cliquez sur Ok :

 Publipostage avec base de données Excel boîte de dialogue

 

Puis, une autre fenêtre apparaîtra, cliquez sur Ok : 

Publipostage avec base de données Excel

 

Si votre base de données est sous Access, cette fenêtre apparaîtra, cliquez sur Ok :

Publipostage avec base de données Access

 

Si vous souhaitez apporter des changements dans le cadre de votre publipostage, cliquez sur Modifier la liste des destinataires et la fenêtre précédente réapparaîtra afin de cocher ou décocher certains destinataires.

 Modifier la liste des destinataires

 

Lorsque votre liste est prête, cliquez sur Suivante : Écriture de votre lettre

 Écriture de votre lettre

  

Pour insérer le bloc d’adresse du destinataire, cliquez sur Bloc d’adresse… et choisissez dans quel format afficher les coordonnées, cliquez sur Ok.

Insertion du bloc d'adresse

 

Dans cet exemple, on s’aperçoit que le Code postal n’apparaît pas. Nous allons donc cliquer sur Faire correspondre les champs….

Dans cette boîte de dialogue, il suffit, en face de Code postal, de faire apparaître le menu déroulant et de sélectionner votre champ correspondant, à savoir CP. Comme les autres champs ont les bonnes correspondances, je les laisse ainsi.

Correspondance des champs du bloc d'adresse

 

De retour sur ma boîte de dialogue, je constate que mon bloc d’adresse est présenté de la bonne manière, donc je clique sur Ok. De cette manière, toutes les coordonnées de vos destinataires seront remplacées par «BlocAdresse». Si vous souhaitez voir apparaître chaque champ individuellement, utilisez l’insertion des champs manuelle.

 Insertion du bloc d'adresse modifié

 

En cliquant sur Formule d’appel…, vous pouvez insérer Monsieur, Madame ou même Cher ou Chère devant le nom de votre destinataire.

Insérer une formule d'appel

 

En regardant l’aperçu, je m’aperçois que mon champ Civilité n’est pas reconnu puisque j’aurais dû avoir Chère Emma MARTIN, et non Cher Emma MARTIN. Pour cela, je clique sur Faire correspondre les champs….

Correspondance des champs de la formule d'appel

 

En face de Titre, je fais dérouler le menu déroulant et je choisis le champ Civilité. Je clique sur Ok.

Insérer une formule d'appel modifiée

 

En cliquant sur le menu déroulant de Cher, je peux retirer cette formule d’appel. Une fois que ma formule est correcte, je clique sur Ok. Ma formule d’appel se situera à l’emplacement de «FormuleAppel».

 

Pour insérer des champs de fusion manuellement, vous avez 2 possibilités :

  • En vous positionnant à l’endroit où placer votre champ de fusion, cliquez sur la flèche du bouton Insérer un champ de fusion dans l’onglet Publipostage Insérer un champ de fusion et cliquez sur le champ à ajouter. Recommencez pour chacun de vos champs.

Insérer un champ de fusion menu déroulant

 

  • En vous positionnant à l’endroit où placer votre champ de fusion, cliquez soit sur le bouton Insérer un champ de fusion soit sur Autres éléments… dans le panneau latéral. Une boîte de dialogue s’affiche. Dans notre exemple, nous gardons les Champs de base de données. Vous avez de nouveau la possibilité de Faire correspondre les champs comme précédemment. Pour sélectionner un champ, vous avez soit la possibilité de le sélectionner puis de cliquer sur Insérer, soit de double-cliquer sur le champ à ajouter. Une fois vos champs insérés, cliquez sur Fermer.

Insérer un champ de fusion boîte de dialogue

 

Lorsque vos champs de fusion sont tous placés de la manière que vous souhaitez, cliquez sur Suivante : Aperçu des lettres

 Aperçu de vos lettres

 

Dans Aperçu de vos lettres, vous pouvez visualiser vos différents courriers en cliquant sur Bouton avant et Bouton après ou même visualiser un courrier en particulier en cliquant sur Rechercher un destinataire…. Une boîte de dialogue apparaîtra et il suffira de saisir un élément apparaissant sur le courrier que vous désirez et vous pouvez affiner la recherche en sélectionnant un champ spécifique.

Rechercher une entrée

Vous pouvez également exclure certains destinataires de vote publipostage en cliquant sur Exclure ce destinataire Exclure ce destinataire lorsque vous vous trouvez sur son courrier.

 

Enfin, cliquez sur Suivante : Fin de la fusion, puis :

  • Soit sur Imprimer… pour imprimer directement le résultat de votre publipostage :
    • Tous : permet d’imprimer tous les enregistrements.
    • Enregistrement en cours : permet d’imprimer uniquement le courrier sur lequel vous vous trouvez.
    • De : … à : … : permet de choisir certains enregistrements.

Fusionner vers l'imprimante

 

  • Soit sur Modifier les lettres individuelles si vous souhaitez modifier certaines lettres ou visualiser le résultat :
    • Tous : permet de générer un nouveau document avec tous les enregistrements.
    • Enregistrement en cours : permet de générer un nouveau document avec uniquement le courrier sur lequel vous vous trouvez.
    • De : … à : … : permet de générer un nouveau document avec certains enregistrements.

Fusionner avec un nouveau document

 

Notre publipostage est terminé.

 

Téléchargez « Réaliser un publipostage avec une base de données Word, Excel ou Access » au format PDF

 

Je vous propose des fichiers annexes dans l’Espace Membres du blog Votre Assistante contenant la lettre type et les bases de données utilisées dans cet article.

 

Article rédigé par : Lydia Provin de Votre Assistante – Le Blog (secrétaire, graphiste et webmaster indépendante)

 

Avez-vous réussi à réaliser votre publipostage ?


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