Un de nos lecteurs nous a posé deux questions suite à l’article sur le publipostage :

1) Comment changer une formule d’appel automatiquement lors d’un publipostage ?

2) Comment modifier un mot-clé automatiquement dans une formule de politesse ?

 

Nous allons donc y répondre dans cet article.

 

Pour cela, nous allons uniquement reprendre les étapes du publipostage que nous avons déjà vu dans notre précédent article à partir de l’étape où vous avez inséré tous vos champs de fusion.

Champ conditionnel et application de règle dans un publipostage

 

 

 

Question 1 :
Dans notre exemple, nous souhaitons que “Cher collègue” soit remplacé par “Chère collègue” lorsqu’il s’agit d’une femme (Mme ou Mlle).
Sélectionnez les mots “Cher collègue” puis dans l’onglet “Publipostage“, cliquez sur “Règles” > “Si…Alors…Sinon“.

si alors sinon

 

 

 

Nous indiquons alors une règle à appliquer dans la fenêtre qui apparaît en remplissant les champs de cette manière :

champ conditionnel

 

 

 

Note :  Il se peut que la police de caractère de notre formule d’appel ai changé. Si tel est le cas, il suffit de la modifier.

 

 

Question 2 :
Pour notre seconde question, notre lecteur nous a demandé s’il pouvait faire en sorte que sa formule de politesse contienne soit “Madame“, soit “Monsieur“, voire que la formule d’appel soit suivie par le nom de la personne.

 

Pour se faire, sélectionnez “Madame/Monsieur” dans la formule de politesse, puis dans l’onglet “Publipostage“, cliquez sur “Insérer un champ automatique” > “Civilité“.

 

Pour ajouter le nom de la personne, ajoutez un espace après “Civilité” et refaites la même opération en choisissant le champ “Nom”.

Nous pouvons ensuite reprendre notre publipostage en suivant les mêmes étapes que dans notre précédent article.

 

Note : Si dans votre base de données, vous n’avez pas de champ “Civilité” mais “Sexe” (féminin/masculin), il suffit de suivre les mêmes étapes en choisissant “Sexe” mais il faudra aussi appliquer une règle pour que le mot “Masculin” ou “Féminin” soit remplacé par “Monsieur” ou “Madame”.

 

 

Sélectionnez le champ “Sexe” et appliquer la règle suivante :

champs publipostage

 

Si ce champ doit apparaître plusieurs fois avec la même règle, vous pouvez sélectionner chaque champ “Sexe” en maintenant la touche “Ctrl“.

 

 

Article rédigé par : Lydia Provin de Votre Assistante – Le Blog (secrétaire, graphiste et webmaster indépendante)

 

 

Avez-vous réussi à réaliser votre publipostage ?

 

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